Vedtægter

Gadstrup Idrætsforening Gymnastikafdelingen – Gadstrup Gymnastik Forening

1 Foreningen

Gadstrup Gymnastik Forening (GIFG) er en afdeling af Gadstrup Idrætsforening (GIF), der har hjemsted i Roskilde Kommune. Gadstrup IF er tilsluttet Danmarks Idrætsforbund (DIF), Danmarks Gymnastik og Idrætsforeninger (DGI) og Roskilde Idræts Union (RIU).

2 Formål

Afdelingens formål er at skabe de bedst mulige rammer for at udøve forskellige former for gymnastik.

3 Optagelsesbetingelser

Alle personer, der er registreret på et gymnastikhold og har betalt kontingent eller af bestyrelsen er fritaget for kontingentbetaling er automatisk optaget som medlemmer. Ved optagelse af umyndige medlemmer, kan bestyrelsen kræve skriftligt samtykke fra forældre/værge.

Æresmedlemmer, der er indstillet af bestyrelsen, udnævnes af GIF's generalforsamling. Æresmedlemmer er kontingentfri i alle afdelinger og har samme rettigheder som øvrige medlemmer.

4 Børneattest

For alle bestyrelsesmedlemmer og aktive trænere over 15 år indhenter gymnastikafdelingen børneattest ved sæsonens opstart.

5 Kontingent

Afdelingens kontingenter for de aktive medlemmer fastsættes af bestyrelsen.

6 Betalingsform

Kontingent, indbetalingsform og opkrævningsprocedurer fastsættes af bestyrelsen.

7 Udelukkelse

Er et medlem i kontingentrestance ud over den af bestyrelsen fastsatte frist (skal være medlemmet skriftligt bekendt eller påført indbetalingsblanket), ophører vedkommendes medlemskab uden forudgående meddelelse. En person, der er udelukket på grund af kontingentrestance, kan optages på ny som medlem af GIF's afdelinger, når vedkommende har betalt sin gæld.

Et medlem kan udelukkes eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel strider mod foreningens ordensregler.

Såvel i sagen om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.

Medlemmet kan kræve spørgsmålet om eksklusion afgjort på førstkommende ordinære generalforsamling og GIF's generalforsamling. Spørgsmålet om eksklusion skal optages som særskilt punkt på dagsordenen.

8 Ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling er afdelingens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned (så kan uafklarede spørgsmål videresendes til Gadstrup IF på deres generalforsamling i marts).

Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.

Generalforsamlingen indkaldes med 3 ugers varsel med opslag på foreningens hjemmeside www.gifg.dk.

Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt til formanden for bestyrelsen senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Indkomne forslag udsendes til bestyrelsen og opslås på foreningens hjemmeside www.gifg.dk senest 8 dage før generalforsamlingen.

En rettidig varslet generalforsamling er altid beslutningsdygtig.

Alle medlemmer, der er fyldt 15 år, har stemmeret. For medlemmer under 15 år har forældre/værge én stemme pr. medlem. Stemmeret har dog kun medlemmer, der har været indmeldt i mindst 30 dage, og som er uden kontingentrestance. Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.

Alle afstemninger afgøres ved simpelt flertal, dog ikke eksklusion, vedtægtsændringer og afdelingens ophør.

Blanke stemmer tæller altid med som gyldigt afgivet stemme.

Der skal foretages skriftlig afstemning, når bare et medlem ønsker det.

8B Digital generalforsamling

Bestyrelsen kan beslutte, at generalforsamlingen afholdes digitalt, enten helt eller delvist. 

Delvis digital generalforsamling kan være et supplement til generalforsamling med fysisk fremmøde.

Dette muliggør, at medlemmerne kan deltage elektronisk i og stemme under generalforsamlingen uden at være fysisk til stede. Hel digital generalforsamling kan afholdes, hvis force majeure, herunder myndighedspåbud, forhindrer afholdelse af generalforsamling med fysisk fremmøde.

Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de digitale systemer og medier, der skal anvendes i forbindelse med den digitale generalforsamling. Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis, herunder at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlingens afvikling iagttages. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at der sikres betryggende deltagelse og afvikling under hensyntagen til medlemmernes ret til at ytre sig og stemme på generalforsamlingen. 

Bestyrelsen skal gøre medlemmerne bekendte med, at der afholdes en digital generalforsamling i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen. 

Bestyrelsen skal oplyse medlemmerne om, hvordan digitale systemer skal anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Foreningens medlemmer skal ligeledes oplyses om, hvordan de tilmelder sig den digitale generalforsamling, og hvordan de kan finde oplysninger om fremgangsmåden ved generalforsamlingen. 

9. Dagsorden - generalforsamlingen

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent
2. Valg af stemmetællere
3. Formandens beretning for det forløbne år
4. Forelæggelse af det reviderede regnskab for det forløbne år til godkendelse
5. Forelæggelse af budgetforslag for indeværende år til godkendelse
6. Behandling af indkomne forslag
7. Valg af bestyrelse, suppleanter og revisor: Der vælges 5 medlemmer til bestyrelsen: 3 i lige år og 2 i ulige år. Herudover vælges hvert år 2 suppleanter og 1 revisor.
8. Eventuelt

10 Generalforsamlingens ledelse

Generalforsamlingen vælger en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Dog kræver eksklusion, vedtægtsændringer og afdelingens ophør kvalificeret majoritet, jf. §§ 7, 16 og 17. 

Valgbare til bestyrelsen er alle med stemmeret, jf. § 8. For at blive valgt til formand og kasserer skal man dog være 18 år. Fraværende valgbare personer kan vælges, når der foreligger skriftligt tilsagn om, at vedkommende vil vælges til den foreslåede post.

Afstemningen skal være skriftlig, såfremt blot ét medlem forlanger det. Der skrives referat af generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.

11 Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 25 af afdelingens stemmeberettigede medlemmer skriftligt fremsætter ønske herom. Henvendelsen skal indeholde begrundelse for den ekstraordinære generalforsamling. Generalforsamlingen skal afholdes indenfor 1 måned efter den skriftlige henvendelse.

Mødets ledelse, afstemning m.m. skal følge de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

12 Bestyrelsen - valg

Bestyrelsen er afdelingens daglige ledelse og repræsenterer afdelingen i alle forhold.

Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.

Bestyrelsen består af en formand og 4 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsens medlemmer vælges for 2 år ad gangen på den ordinære generalforsamling. Suppleanter vælges for 1 år ad gangen ligeledes på den ordinære generalforsamling. 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, mens 2 andre bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år. Suppleanter, der indtræder i en valgperiode, er på valg ved førstkommende ordinære generalforsamling.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og 3 ordinære bestyrelsesmedlemmer. Suppleanterne deltager på lige fod med bestyrelsens øvrige medlemmer i foreningens daglige arbejde. Ved eventuelle afstemninger tæller dog kun bestyrelsesmedlemmernes stemmer. 

13 Tegningsret

Afdelingen tegnes af formanden eller et flertal af bestyrelsens medlemmer.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, heriblandt formanden, er til stede. Der udsendes dagsorden udarbejdet af formanden til bestyrelsen senest 4 dage før bestyrelsesmødet[TS1] . Der skrives referat af bestyrelsens møder. Referat fra de åbne punkter offentliggøres.

Ved økonomiske dispositioner kræves underskrift af både formand og kasserer. Afdelingen hæfter kun for egen gæld.

Formanden er medlem af Gadstrup Idrætsforenings hovedbestyrelse (GIF), men kan dog vælge at sende en anden i sit sted.

Generelle problemstillinger i relation til Roskilde Kommune varetages af GIF's formand i samarbejde med Roskilde Idrætsunion.

14 Regnskab

Afdelingens regnskabsår er kalenderåret.

Bestyrelsen skal i rimelig tid inden den ordinære generalforsamling sende driftsregnskab for det foregående år og status pr. 31. december til revisor.

Driftsregnskab og status fremlægges på den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisors påtegning og underskrift.

Afdelingens godkendte regnskab og status fremlægges til orientering på GIF's ordinære generalforsamling.

15 Revision

På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen 1 revisor, jf. § 9.

Revisor skal hvert år inden den ordinære generalforsamling gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdningerne er til stede. Driftsregnskab og status forsynes med en påtegning. Revisor har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

16 Vedtægtsændringer

Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 3/5 af de fremmødte stemmer for forslaget.

17 Afdelingens ophør

Beslutning om afdelingens ophør kan kun vedtages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.

Denne beslutning kræver, at mindst halvdelen af afdelingens stemmeberettigede medlemmer er til stede, samt at mindst 4/5 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Er generalforsamlingen ikke beslutningsdygtig, indkaldes til en ny ekstraordinær generalforsamling fra 4-8 uger efter, hvor stemmeflertal afgør spørgsmålet uanset antal fremmødte.

Ved afdelingens ophør, og såfremt der ikke oprettes en ny afdeling evt. ved sammenlægning, afgør generalforsamlingen, hvordan aktiver/materiel kan anvendes i almennyttigt idrætsarbejde i Roskilde Kommune.

-o0o-

Vedtægterne er revideret i marts 2023 med sletning af linje i punkt 8, vedr. annoncering i lokalavisen, og vedtaget på ordinær generalforsamling den 14. marts 2023.

Gadstrup, den 14. marts 2023

I bestyrelsen:

Pia Heskjær                         Tina Sørensen                                           Gry Svendsen 

Pernille Gadbert                                         Jacob Wenzell